家族の分もまとめて予約したいと言われたら｜代理予約の受け方とお一人ずつのカルテの作り方

家族の分の代理予約は「誰が来るか」を一人ずつ確認する

家族の分をまとめた予約は、予約を入れる人と来店する人が違うため、来店する一人ひとりの名前とメニューを確認して受けることが大切です。

代理予約では、電話やメッセージで「家族3人でお願いします」とだけ伝えられることもあります。そのまま「◯◯様ほか2名」と受けてしまうと、当日になって必要な施術時間が足りない、担当の割り振りができない、といったことが起こりかねません。

また、予約を入れた人の名前だけで受けると、来店した家族の履歴が予約者のカルテに残り、次回以降の確認がしにくくなります。代理予約を受けるときの確認項目をあらかじめ決め、スタッフ全員が同じように受けられるようにしておきましょう。

家族の予約で確認すること｜来店する人・メニュー・連絡先

代理予約を受けるときは、来店する人ごとの名前・メニュー・来店歴と、予約全体の連絡先を確認しておくと、当日の準備がしやすくなります。

確認したい項目は、次のとおりです。

• 来店する人それぞれの名前（ふりがな）と、予約者との関係
• 一人ひとりの希望メニュー
• それぞれ来店したことがあるかどうか
• 同じ時間に施術を受けたいか、続けて受けてもよいか
• 予約の変更・キャンセルの連絡先

お子さまの予約では、保護者が付き添うかどうかも聞いておくと、待合スペースや席の準備ができます。メニューがまだ決まっていない人がいる場合は、施術時間に幅を持たせて仮の枠を取り、来店時のカウンセリングで決める方法もあります。

家族の予約枠の組み方｜同時に施術するか、続けて施術するか

家族の予約は、同時に施術するか続けて施術するかで必要なスタッフと時間が変わるため、お店の体制に合わせて枠を組むことが大切です。

同時に施術する場合は、人数分の席とスタッフが同じ時間帯に必要になります。スタッフが少ないお店では、無理に同時にせず、「お一人目の施術中に、お二人目のカウンセリングをする」といった形で、少しずつずらして組むと進めやすくなります。

続けて施術する場合は、先に終わった家族や、後から施術する家族が待つ時間が長くなります。待ち時間の目安を予約の時点で伝えておくと、お客様も予定を立てやすくなるでしょう。お子さまが一緒に来店する場合の店内のルールづくりは、次の記事で紹介しています。

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カルテはお一人ずつ作る｜家族で一つにまとめない

家族の分の予約でも、カルテは家族でまとめず、来店する人ごとに作ることで、それぞれの施術履歴を正しく残せます。

予約者のカルテに家族の施術をまとめて書くと、誰がいつどの施術を受けたのかが分かりにくくなります。後からカラーの履歴を確認したいときや、家族の一人が単独で来店したときに、必要な情報を探せなくなるおそれがあります。初めて来店する家族がいる場合は、来店時に本人の名前でカルテを作りましょう。

連絡先が同じ電話番号やメールアドレスになる場合は、カルテに「連絡は◯◯様（母）へ」など、誰に連絡すればよいかを書いておくと、スタッフが迷わずに済みます。なお、ビューティーメリットの電子カルテでは、施術の履歴を残し、過去の分をいつでも見返すことができます。電子カルテの活用のしかたは、次の記事も参考にしてください。

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ご家族から聞いた情報の扱い｜健康のことはご本人に確認する

ご家族を通じて聞いた情報も個人情報として扱い、特に持病などの健康に関わる情報は、来店時にご本人へ確認することが大切です。

個人情報保護委員会は、サービスを利用する本人を介してその友人の個人情報を取得する場合について、偽りなどの不正な手段でなければ適正な取得に反しないと考えられる一方、利用目的の通知または公表が必要だと説明しています。家族の分の予約を直接扱った委員会の説明は見当たりませんが、この考え方を参考にすると、聞いた情報を予約の管理やカルテなど何に使うのかを、あらかじめ店内やWebサイトで公表しておくか、本人に伝えることが求められると考えられます（取得の状況から利用目的が明らかな場合は不要とされています）。

また、病歴などの「要配慮個人情報」は、原則として本人の同意なく取得できないとされています。ご家族から「母は◯◯の持病があって」など具体的な病気を伝えられた場合は、予約メモに残すかどうかも含めて、来店時にご本人へ確認しましょう。なお、小さなお子さまの場合は、保護者に確認することになります。個人情報保護委員会は、一般的には12歳から15歳までの年齢以下の子どもについて、法定代理人等から同意を得る必要があると考えられるとしています。個人情報の扱いの基本は、次の記事でまとめています。

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代理予約の変更・キャンセルの連絡先と、予約確認の送り方

家族の分の予約は、変更やキャンセルを誰から受けるか、予約確認を誰に送るかを決めておくと、連絡の行き違いを防げます。

代理予約では、予定が変わったことを、予約を入れた人と当日来店する人の両方が知っているとは限りません。予約を受けた時点で、「変更やキャンセルのご連絡は◯◯様からいただけますか」と確認しておきましょう。家族のうち一人だけが来られなくなった場合の扱いも、予約の枠をどうするかを含めて決めておくと、慌てずに済みます。

予約確認のメッセージを送る場合は、来店する人全員の名前とメニュー、時間を一覧にして送ると、予約者がほかの家族に伝えやすくなります。キャンセルについての事前の取り決め方は、次の記事で紹介しています。

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まとめ｜一人ずつ確認し、一人ずつ記録する

家族の分をまとめた代理予約は、予約を入れる人と来店する人が違うため、来店する一人ひとりの名前・メニュー・来店歴を確認して受けることが基本です。予約枠は、同時に施術するか続けて施術するかに合わせて組み、カルテは来店する人ごとに作ります。ご家族から聞いた健康に関わる情報は来店時にご本人へ確認し、変更・キャンセルの連絡先と予約確認の送り先も決めておきましょう。まずは、代理予約で確認する項目を受付のメモにまとめ、スタッフで共有するところから始めてみてください。

よくある質問（FAQ）