予約システムを乗り換えるときの注意点｜顧客データ・LINE公式アカウント・切り替え時期・スタッフへの伝え方

顧客データは「今のシステムから書き出せるか」を最初に確認する

予約システムを乗り換えるときは、まず今のシステムから顧客データを書き出せるかどうかを確認することが大切です。

顧客データを移せないと、乗り換え後にお客様の情報を一から入力することになります。来店のたびに登録していくこともできますが、その場合は過去の来店履歴がないため、以前から通っているお客様も新しいシステムでは「新規」として登録されます。乗り換えを検討していたオーナーからも、「最初はずっと全部入力から始めることになるのでは」という不安の声がありました。

確認したいのは、書き出せるかどうかに加えて、どの項目が出せるかです。名前、電話番号、メールアドレス、住所、性別、メモ、来店履歴などのうち、何をCSVやExcelの形で出せるかを、今のシステムの提供会社に確かめましょう。新しいシステムの側でも、その形式のデータを取り込めるかを聞いておくと安心です。顧客管理をExcelから移すときの考え方は、次の記事でも紹介しています。

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サロン経営予約システム顧客管理

注意したいのは、来店履歴を移せなかった場合の数字の見え方です。切り替え直後は既存のお客様も新規として数えられるため、新規客の数が実際より多く見えます。新規客の再来率などを見るときは、切り替えからしばらくの数字を差し引いて判断しましょう。

LINE公式アカウントは「管理者の権限を誰が持っているか」を確認する

LINE公式アカウントを使っているサロンは、乗り換えの前に、サロン自身が管理者の権限を持っているかを確認しておくことが大切です。

予約システムと連携してLINE公式アカウントを運用している場合、アカウントの設定をシステムの提供会社に任せていることがあります。乗り換えを検討していたオーナーの一人は、以前の予約システムと連携して公式LINEを運用していました。そのシステムをやめた後に公式LINEが思うように使えなくなり、友だち登録を集め直すことになったそうです。はっきりした原因は分かっていませんが、権限の持ち方を確認していれば防げた可能性があります。

LINE公式アカウントには「管理者」「運用担当者」などの権限があり、管理者を追加できるのは、管理者の権限を持つメンバーです（運用担当者の権限では操作できません）。乗り換えの前に、管理画面の「設定」から「権限管理」を開き、サロンのオーナーや責任者が管理者になっているかを見ておきましょう。あわせて、今のシステムを解約したときに、LINE公式アカウントとの連携をどう外すのか、アカウントや友だちはそのまま残るのかを、提供会社に確かめておくと安心です。

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切り替えの時期は「準備期間」と「繁忙期」から逆算する

切り替えの時期は、申し込みから使い始めるまでの準備期間を確かめたうえで、繁忙期を避けて決めるのが基本です。

新しい予約システムは、申し込んだその日から使えるとは限りません。メニューやクーポン、スタッフの登録などの初期設定に加え、サロン専用のアプリを作る場合はアプリの申請も必要になるため、準備に一定の期間がかかります。LINEやアプリの会員を増やす目標を月単位で立てている場合は、開始が遅れると計画がずれるため、申し込みの前に開始できる日を確認しておきましょう。

開始日を決めるときは、次の点を考えます。

• 12月などの繁忙期と重ならないか（予約が多い時期に操作が変わると、現場が混乱しやすくなります）
• 新店のオープンに合わせるか、店舗ごとに開始をずらすか
• 費用がいつから発生するか（申し込み時か、使い始めてからか）

繁忙期の予約やシフトの組み方は、次の記事で紹介しています。

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スタッフには「何が変わり、何が変わらないか」を先に伝える

乗り換えをスムーズに進めるには、使い始める前に、スタッフへ「何が変わり、何が変わらないか」と「困ったときの連絡先」を伝えておくことが大切です。

以前のシステムで、予約がうまく連携されなかった、知らないうちに予約が入っていたといった経験があると、スタッフは新しいシステムにも不安を持ちやすくなります。乗り換えを検討していたオーナーからは、ダブルブッキングのような問題が起きると、原因がお店の側にあってもスタッフは「システムのせい」と受け取りやすい、という声もありました。オーナーが一人で説明するだけでは、不安が消えないこともあります。

そこで、導入を決めたら、次のような場を用意しておきましょう。

• なぜ切り替えるのかを、オーナーからスタッフに説明する場
• 操作の説明会（店舗や業態ごとに分けて開けるかも確認する）
• トラブルが起きたときの連絡先と、サポートが追加料金なしで受けられるかの確認

ビューティーメリットでは、導入時の初期設定を運営会社で行い、利用開始前に店舗で導入講習会を開いています（オンラインにも対応しています）。導入の流れは、次の記事で紹介しています。

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始めよう！ビューティーメリット！ 導入までの流れ

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契約前に確認しておきたいこと｜チェックリスト

ここまでの内容を、契約前に確認するチェックリストにまとめました。提供会社との打ち合わせのときに使ってください。

顧客データ

• 今のシステムから、顧客データをCSVやExcelで書き出せるか
• 書き出せる項目（来店履歴を含むか）と、新しいシステムで取り込めるか
• 書き出せない場合、切り替え直後の新規客の数の見方をスタッフと共有したか

LINE公式アカウント

• サロンのオーナーや責任者が、管理者の権限を持っているか
• 今のシステムを解約したとき、連携の外し方と、アカウント・友だちの扱いはどうなるか

切り替え時期

• 申し込みから開始までの準備期間と、開始できる日
• 繁忙期と重ならないか、店舗ごとにずらすか
• 費用がいつから発生するか

スタッフとサポート

• 操作の説明会を、いつ・どの単位（店舗・業態）で開くか
• トラブル時の連絡先と、サポートに追加料金がかかるか

システムそのものを比べるときの考え方は、次の記事にまとめています。

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まとめ｜契約の前に4つを確認する

予約システムの乗り換えでつまずきやすいのは、顧客データ・LINE公式アカウント・切り替え時期・スタッフの4つです。顧客データは今のシステムから書き出せるかを確かめ、LINE公式アカウントはサロン自身が管理者の権限を持っているかを確認します。切り替えの時期は準備期間と繁忙期から逆算し、スタッフには何が変わり何が変わらないかと、困ったときの連絡先を先に伝えましょう。まずは、上のチェックリストを提供会社との打ち合わせに持っていくところから始めてみてください。

よくある質問（FAQ）